Особенности оформления электронных писем (e-mail)

Электронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам.

 

Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:

  1. Хорошо представьте себе адресата. Оттого, кому вы пишите, будет зависеть стиль письма. Чем ближе отношения — тем меньше формальностей.
  2. Составляйте послание по возможности кратким и четким. Это правило распространяется на все виды делового общения, но для электронной почты становится наиболее актуальным, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа. Дайте возможность вашему адресату ответить также коротко. Например, вместо того, чтобы писать:«Let me know what you think«, лучше поставить вопрос так:»Is 3 PM or 5 PM best for you?»
  3. Поле «тема» должно быть заполнено так, чтобы четко отражать основную идею письма.
  4. Приветствие (Dear Sir/Madam) не обязательно для стандартной переписки, однако в деловых письмах не будут лишним.
  5. В первых словах надо сформулировать, в связи с чем вы пишите письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то. Например: I am replying to your letter dated 15 January 2007 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing.
  6. Если в электронном письме вы начинаете слово с заглавной буквы, это означает, что вы хотите выделить его, как наиболее важную мысль.
  7. Длина каждой строки не должна превышать 65 знаков, в противном случае текст может исказиться при прочтении письма на другом компьютере.
  8. Письмо должно быть хорошо структурировано — вступление, основная часть (факты) и вывод.
  9. KISS (Keep it short and simple). Помните, что вероятно ваш адресат получает десяток писем в день — стоит экономить его время.
  10. Использование стандартных сокращений, характерных для повседневной переписки , такие как «IMHO» ( In My Honest Opinion) также не приветствуются.
  11. Тщательно проверьте письмо, изменить или удалить его после отправки уже нельзя.
  12. Обратный электронный адрес и имя отправителя лучше написать в конце письма, на случай если письмо будет выведено на печать.
  13. Общение по электронной почте предполагает активное взаимодействие поэтому, получив электронное письмо, на которое вы не можете ответить немедленно, следует отправить сообщение о получении письма и предполагаемом времени отправки полного ответа.

 

Вернуться к списку статей