Что такое меморандум?

Меморандум обычно используется внутри компании или проектной группы. В отличие от делового письма, меморандум менее формален и как правило короче. В нем обычно отсутствуют приветствие и завершающие пожелания. Меморандум имеет свой специфический формат.

Цель Меморандума

Меморандум «решает проблемы». Обычно меморандум или информирует об изменениях или предлагает принять участие в чем-либо.

Наиболее эффективные меморандумы связывают цели автора с интересами адресатов — тогда проблемы решаются.

Меморандумы могут писать все: от младших исполнителей до глав компаний.

Анализ аудитории

Обычно меморандум пишут коллегам, но иногда — работникам других подразделений или даже компаний, занятых в общем проекте.

При написании меморандума важно учитывать, какой именно информацией адресаты уже владеют, а какую им необходимо предоставить.

3 варианта построения меморандума

Прямое.

Сначала самое главное, потом детали. Так обычно пишут о текущих делах или новостях.

Обратное.

Сначала контекст, потом выводы. Так пишут о чем-то необычном, когда хотят сначала заинтересовать адресата и подвести его к нужным выводам.

Комбинированное.

Так обычно извещают о дурных новостях.

Составляющие меморандума

1. Заголовок

В заголовке принято писать — «Меморандум».

2. Heading Segment

Кому, от кого, когда и о чем.

TO: (имена и должности без ошибок).
FROM: (ваше имя и должность)
DATE: (название месяца — словами, можно использовать принятые сокращения, но не цифры)
SUBJECT: (тема — ясно и точно)

Пример 1:

Date: June 6, 2009
To: David Jones
From: John Martin
Subject: English Language Requirements

Пример 2:

To: David Jones
From: John Martin
Date: June 6, 2009
Subject: English Language Requirements

3. Opening Segment

Цель меморандума обычно представляется в трех частях:

— Контекст (проблема).
— Задача, которую нужно решить.
— Собственно цель меморандума.

4. Closing Segment

Здесь можно обобщить все сказанное и предложить обсудить проблему. Например: «I will be glad to discuss this recommendation with you during our Tuesday trip and follow through on any decisions you make».

5. Necessary Attachments

Если вы прилагаете к меморандуму дополнительные документы, обязательно сообщите об этом:
Attached: Several Complaints about Product, January – June 2009

Суть меморандума

1. Читатель должен сразу понимать, почему меморандум адресован ему.
Если ваш меморандум пишется по итогам чего-либо — так и напишите «As a result of yesterdays meeting...»
Если же это напоминание — напишите: «The Proposal is due July 2.»

2. Максимально структурируйте меморандум. Используйте списки с нумерацией или буллетами.

Тон

Можно быть не очень формальным или даже шутить. Однако обязательно спросите себя — как бы на это отреагировал ваш начальник. Если вас что-то смутит, лучше вернуться к формальному стилю.

Длина

Обычно меморандум — не больше 1 страницы. Все что может удлинить меморандум, лучше оформить как приложение.

Оформление

Стандартный меморандум имеет поля 2,5 см со всех сторон. Текст выравнивается по левому краю.
Абзацы можно оформить двумя способами — или отступы слева, или пробелы между абзацами. Не используйте одновременно и то и другое.
Heading следует отделить от основной части чертой.

4 основных типа Меморандума

— Directive
— Response to an Inquiry
— Trip Report
— Field/Lab Reports

Итак, главное в написании меморандумов:

• Подумайте о своей аудитории и будьте внимательны к ней. Меморандум должен легко читаться и быть понятным. Убедитесь, что вы хорошо представляете людей, которым вы пишите. Никогда не приступайте к написанию меморандума, не представив аудиторию.
• Избегайте сложных предложений. Одно предложение — одна мысль.
• Соблюдайте формат меморандума — откажитесь от вводной и завершающей частей.
• Если у меморандума есть приложения — сообщите о них.
• Используйте деловой стиль: говорите от первого лица, употребляйте простые и понятные слова, будьте неформальны в допустимых пределах, будьте конкретны и точны.
• Всегда читайте меморандум перед тем, как отправлять. Или попросите кого-то прочитать его.