Общие правила составления делового письма на английском языке

 
Деловое письмо – это практически отдельный, самостоятельный жанр. На каком бы языке вам не пришлось писать, вам придется для начала изучить основные правила его составления.

Переписка в деловом стиле — общие правила

  • Текст письма должен быть разбит на абзацы. При этом не используется красная строка.
  • Адрес и название компании, и полное имя отправителя пишутся в левом верхнем углу.
  • Далее пишется аналогичная информация, касательно получателя. Только адрес компании пишется строкой ниже.
  • Дату отправления письма можно указать либо в правом верхнем углу, либо тремя строками ниже информации об отправителе и адресате.
  • Центральная часть страницы предназначена для самого текста письма.
  • Письмо может начинаться с объяснения причины его написания.
  • Заканчивать деловые письма принято словами благодарности или приветствием ,,,,, если знает имя адресата, и …. в случае если адресат ему не известен.
  • Через четыре строки после текста указывается полное имя и должность автора текста. Его подпись должна быть расположена между приветствием и именем.

Это основные требования, соблюдая которые, вы точно не попадете в неловкое положение из-за некорректно составленного письма.
 
 

Апгрейд версия делового письма

 
Но если вы хотите произвести впечатление человека, который в бизнес-переписке чувствует себя как рыба в воде, то ниже мы расскажем о самой популярной структуре деловых писем.
 
Практически для всей документации на западе принято применение блочной структуры писем. Так как считается, что она наиболее точно соответствует деловому стилю 21 века.
 
Преимущества блочной структуры: экономия времени и выдержанность одного стиля для всей деловой переписки.
 
Суть ее заключается в том, что письмо разбивается на тематические блоки – дата, адрес, заголовок, приветствие, основная часть, заключительная часть и прочее. Такая структурированность письма позволяет не только облегчить процесс составления письма, но и упрощает ориентирование в большом потоке информации.
 
Еще одна яркая характеристика современной деловой корреспонденции – открытая пунктуация. Отсутствие лишних точек и запятых делает структуру письма четче и понятнее.
 
 

Правила составления блочного письма с открытой пунктуацией

Дата
 
Пишется полностью. Для Британии характерно написание даты в формате: день/месяц/год без использования запятых. В других странах используется формат: месяц/день/год. Примечательно, что после даты зачастую ставят запятую.
 
Адрес
 
Адрес и имя ставятся на разных строках. Имя принято писать полностью, без использования сокращений. Перед именем необходимо добавить Mr.
 
Пометки
 
Если письмо носит конфиденциальный характер, необходимо сделать соответствующую пометку в строке над адресом, которую можно выделить регистром.
 
Приветствие
 
В зависимости от того, кому адресовано письмо, приветствие должно носить либо личный характер, либо формальный обобщенный вариант.
 
Заголовок или Тема
 
Краткое описание сути письма. Предпочтительно ставить его через одну строку под приветствием. Тему так же можно выделить регистром и заглавными буквами.
 
Вложения
 
Зачастую переписка ведется в электронной форме и сопровождается вложенными/прикрепленными файлами. Чтобы не допустить того, что они останутся незамеченными, стоит указать на наличие таковых в письме, дописав Enc или Encs в конце письма, строкой ниже данных об отправителе.
 

Образец делового письма на английском

 
Mr Nikolay Roshin
ABC-company
Office 2002, Entrance 1B
Khreschatik Street
Kyiv
Ukraine     20 June 2009

 

Dear Nikolay,
 
I’m writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.
 
In England we have two schools, Brighton and Bath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions. Brighton is a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby. Bath is one of the most famous historic cities in England, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.
 
Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.
 
Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.
I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.
 
Yours sincerely,
 
Tomas Green
Managing Director
 
 

Источник: https://www.businesscareer.ua/business-english
 
Вернуться к списку статей

Онлайн-заявка

Выберите услугу

Имя

Телефон / E-mail

Комментарий

Введите код

captcha