Особенности оформления электронных писем (e-mail) на английском языке

В наш век компьютерных технологий, деловая переписка по электронной почте на английском языке уже давно стала правилом хорошего тона, особенно в серьезных европейских и Украинских компаниях. Наши преподаватели делового английского языка расскажут вам много полезного о грамотном оформлении деловых писем на наших курсах. А пока, кратко а самом главном:
 
Общение по электронной почте имеет свои правила, которых нужно придерживаться.

 

Вот несколько общих рекомендаций:

 

  • Прежде чем написать письмо, хорошенько проанализируйте, кому вы пишите и по какому поводу. И, исходя из этого, выбирайте стиль письма: чем меньше вы знаете человека, тем более официальным должно быть письмо.
  • Учитывайте тот факт, что читать с монитора сложнее. Поэтому постарайтесь изложить всю нужную информацию максимально кратко. К тому же, ваш адресат может получать сотни писем в день! Сэкономьте его время и обеспечьте своему письму статус «прочитано».
  • Всегда заполняйте строку «Тема» кратким описанием сути письма. Это поможет адресату вычленить Ваше письмо из общей массы.
  • Приветствие! В деловом письме, в отличие от личной переписки, оно должно быть.
  • Первые фразы письма должны отображать причину, по которой вы пишите. Будь то ответ на какое-то письмо, назначаете время встречи или же вы просто высказываете свое мнение по какому-либо вопросу.
  • Слова, которые написаны в электронном письме с заглавной буквы, будут восприняты как акцент, на который вы хотите обратить внимание. Поэтому внимательнее следите за регистром, если не хотите исказить смысл письма.
  • Следите за длиной каждой строчки письма. Она не должна превышать 65 символов. Это поможет избежать искажения текста, при прочтении на другом электронном носителе.
  • Четкая структура и логическая последовательность. Это правило, в принципе, относится к любому официальному документу.
  • В электронных деловых письмах запрещено использование стандартных сокращений из повседневной личной переписки.
  • Обратный адрес и имя отправителя уместнее ставить в конце письма, на случай, если письмо будет распечатано.

Электронная форма общения предполагает быструю ответную реакцию. Поэтому, если у вас нет возможности дать полный развернутый ответ на полученное письмо, отправьте краткое письмо с указанием даты, когда вы сможете дать полный ответ.
 
И главное, прежде чем нажать на кнопку «Отправить», внимательно перечитайте письмо. После отправки вы уже ничего не сможете исправить.
 
Источник: https://www.businesscareer.ua/business-english
 
Директор центра иностранных языков
центра Бизнес и карьера
 
Наталья Сорокина.
 
Вернуться к списку статей

Онлайн-заявка

Выберите услугу

Имя

Телефон / E-mail

Комментарий

Введите код

captcha