Написание меморандума на английском языке

Меморандум – форма делового письма, которая используется внутри компании или группы коллег. Его стиль менее официален, его содержание менее формально и излагается более кратко. На курсах делового английского языка вы можете более подробно изучить все моменты грамотного оформления мемо. А пока, кратко, и самое основное:
 

Цель Меморандума

 
Целевая направленность меморандума – решить вопрос или проблему. Чаще всего с его помощью информируют об изменениях. Так же в  нем может содержаться призыв или предложение принять участие в каком либо проекте и т.д. Эффективным считается меморандум, который связывает цели автора и желания тех, кому он адресован. Его могут писать сотрудники всех рангов и чинов.
 

Анализ аудитории

 
Чаще всего меморандум предназначается для коллег, реже – сотрудникам других отделов, компаний или филиалов.
 

Варианты построения меморандума

 
Прямое
 
От главного к второстепенному. Этот вариант чаще всего используется при описании состояния текущих дел и новостей.
 
Обратное
 
Первым делом описывается контекст, в конце – выводы. Этот вариант используют в том случае, если хотят кого-то заинтересовать и привести его к нужным выводам.
 
Комбинированное
 
Самый используемый вариант для сообщения неприятных вестей.
 

План составления меморандума

 
1. Заголовок
 
В заголовке принято писать — «Меморандум».
 
2. Heading Segment
 
Адресат, отправитель и тема.
 
TO: Name and job title of the recipient (имя и должность получателя)
FROM: your name and job title (ваше имя и должность)
DATE: complete and current date when the memo was written (полная дата составления меморандума — словами)
SUBJECT: the main idea of the memo summarized (основная идея меморандума)

Пример 1

Date: May 26, 2013
To: Mary Clarks, VP of Sales
From: Martin Lee, Senior Sales Associate
Subject: Quarterly Review

Пример 2

To: Heads of Departments
From: Kate Lewis, PR Director
Date: February 21, 2012
Subject: New company logo
 
3. Opening Segment
 
Цель. Чаще всего она состоит их 3 частей.
 
— purpose of the memo (цель меморандума)
 
— context and problem (контекст и проблема)
 
— specific task (точная задача, которую необходимо решить)
 
4. Closing Segment
 
В этой части происходит обобщение вышесказанного и решение проблемы или вопроса.
 
Например:
 
I would be glad to meet with you about this issue on . . . .
 
I would be glad to discuss this issue. . . .
 
I appreciate your attention to this matter.
 
Please review this information and respond to me by . . . .
 
5. Necessary Attachments
 
Обо всех прилагающихся к меморандуму документах необходимо уведомлять.
 
Attached: Crimean grape growing report, June – July 2013
 

Суть меморандума

 
1. Адресат должен четко понимать, почему меморандум адресован ему.
 
Если в меморандуме подводятся итоги, то так и следует писать: As a result of  our meeting on January 26 …
Если это просто напоминание, то это так же стоит указать: «The Proposal is due July 2.»
 
2. Четкая структура и использование нумерованных списков поможет четко и логично выстроить весь текст меморандума.
 
Тон
 
Так как это упрощенная форма делового письма, тон не должен быть излишне официальным, можно даже использовать уместные шутки, но фривольность допускать нельзя.
 
Длина
 
Не стоит составлять меморандум более чем на 1 страницу. Если есть необходимость увеличить объем передаваемой информации, лучше оформить ее как вложение.
 
Оформление
 
При оформлении меморандума стоит соблюдать принятые нормы. Поля – 2,5 см со всех сторон. Выравнивание текста по левому краю. Абзацы оформляются либо отступом либо при помощи увеличенных межстрочных интервалов между абзацами.
 

Типология Меморандума

 
—      Directive memos

—      Responses to an inquiry

—      Field reports

—      Trip reports

 

Источник: https://www.businesscareer.ua/business-english
 
Преподаватель делвого английского языка
в центре Бизнес и карьера
 
Наталья Сорокина.

 
Вернуться к списку статей

Онлайн-заявка

Выберите услугу

Имя

Телефон / E-mail

Комментарий

Введите код

captcha