Письмо-жалоба: правильное оформление и основные требования

Вероятность приобрести некачественный товар существует везде и всегда. Для того, чтобы обратить внимание на дефекты, оповестить о некачественно предоставленных услугах и высказать все свои претензии, касательно того или иного продукта/товара/услуги, необходимо написать Complaint Letter. Такое письмо вполне может иметь статус официального документа, призванного обратить внимание на необходимость устранения неполадок и дефектов и провести проверку.
 
Правила составления такого письма регламентируются нормами делового английского языка.
 

Содержание письма

 
Если у вас возникла необходимость написания такого письма, то в нем нужно указать следующее: полное и точное наименование товара или услуг, дату и место приобретения. Опишите как можно конкретнее ваши претензии и укажите желаемые сроки решения вопроса. Письмо не должно быть перегружено лишними деталями и ненужной информацией.
 

Кому писать?

 
Приобретая тот или иной товар либо услугу, вы всегда получаете контактные данные лица, уполномоченного решать все возникающие вопросы и претензии. В зависимости от масштабности компании, подобными вопросами занимаются либо сам владелец (мелкие компании, частный бизнес), либо его заместитель (средние компании), либо же для таких целей существуют целые отделы (крупные компании).

 

План составления письма-жалобы

 

1. Вступительная часть
 
Здесь вы указываете в точной последовательности следующие данные: полное имя адресата (если есть такая информация), название компании, название отдела (если в этом есть необходимость), адрес компании. Завершается вступительная часть обращением.

 

Name of Contact Person
 
Title, if available
Company Name
 
Consumer Complaint Division
 
Street Address
City, State, Zip Code
 
Dear (Contact Person)

 

2. Вводная часть
 
В ней указывается вся информация, связанная с приобретением товара или услуги.

 

On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction).
 
I am writing to draw your attention to a problem in your customer service section.
 
I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff.
 
I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning.
 
I am writing to complain about the quality of the product I purchased on-line from your website.
 
I am writing in connection with the negative attitude of a member of your staff.

 

3. Проблематика
 
В этой части письма необходимо лаконично и четко описать суть возникшей проблемы и ваши пожелания, относительно сроков и условий ее решения.

 

Unfortunately, your product (or service) has not performed well (or the service was inadequate) because (state the problem). I am disappointed because (explain the problem: for example, the product does not work properly, the service was not performed correctly, I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented, etc.).
 
The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently.
 
To resolve the problem, I would appreciate it if you could (state the specific action you want-money back, charge card credit, repair, exchange, etc.). Enclosed are copies of my records (include copies of receipts, guarantees, warranties, cancelled checks, contracts, model and serial numbers, and any other documents).
 
I look forward to your reply and the resolution of my problem, and will wait until (set a time limit) before seeking help from a consumer protection agency or the Better Business Bureau. Please contact me at the above address or by phone at (home and/or office numbers with area code).
 
Please deal with this matter urgently. I expect a reply from you by tomorrow morning at the latest.
 
I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further.
 
Unless I receive the goods by the end of this week, I will have no choice but to cancel my order.
 
I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience.

 

4. Заключительная часть
 
Состоит, как правило, из одного предложения с вежливым прощанием.
 
Yours sincerely/Yours faithfully
 
Your name

 

Источник: https://www.businesscareer.ua/business-english
 
Вернуться к списку статей

Онлайн-заявка

Выберите услугу

Имя

Телефон / E-mail

Комментарий

Введите код

captcha